Selvom at vores arbejdsgange i dag bliver mere og mere digitaliseret dag for dag, er det langt fra alle arbejdspladser som kan klare sig helt uden papir. Mange arbejdsprocesser, funktioner og afdelinger afhænger af distribuering og fremstilling af en lang række forskellige dokumenter.
Papirbaserede dokumenter udgør en kernedel i mange af disse arbejdsgange, hvorfor det uden papirdokumenter kan være svært, hvis ikke næsten umuligt at udføre ens arbejdede efter hensigten.
Ikke en papirløs hverdag endnu
Der findes i dag mange forskellige arbejdsfunktioner, hvor håndtering og styring af papirdokumenter er et dagligt foretagende. Du har højest sandsynligt selv siddet og rodet med samtlige papirdokumenter.
Der kan her være tale om dokumenter alt fra:
- Sagsmapper
- Kontrakter
- Salgsdokumenter
- HR Dokumenter
- Arkiver
- Notaer
Ovenstående er et udpluk af nogle af de mest gængse dokumenter, som du kan opleve at møde i et kontor. Men til fælles for alle dokumenter er, at de er nødt til at blive printet ud af en printer.
En trofast ganger men ej en kæledægge
Printeren er en af de mest basale, men afgørende fundamentale fysiske installationer i ethvert kontormiljø. For mange er printeren en trofast ganger, som hjælper dem med at udskrive kritiske dokumenter til udførslen af deres arbejde.
Men til trods for, at printeren har en vigtig rolle, er det langt fra kontorets kæledægge. Oftere end aldrig falder printeren under radaren og går overset hen, når der skal drøfte optimeringspunkter i virksomheden.
I mange tilfælde skyldes det, at printeren ikke er en direkte led til omsætning som eksempelvis et ERP-system vil være. En anden årsag er, at de fleste først tænker på at udskifte printeren, når den ikke virker efter hensigten – eller at tolerancen for tekniske fejl og langsomme udskrivninger er gået.
Det rette match har sine fordele
Ønsker du at forbedre jeres arbejdsgange og gøre jeres hverdag mere effektiv, kan det give god mening at tænke printeren for ikke at tale om hele jeres printermiljø. Mange udskifter typisk deres printer, når de tekniske fejl og gener er blevet for store. Alternativt udskiftes printeren, når den ikke kan fungere længere og dermed stiller træskoene.
Dog kan der være samtlige fordele forbundet ved at skifte sin printer før 10 års brug. Med den rette printer til erhverv kan du nemlig opleve:
- Mere strømlinet udskrivning
- Effektivere brug af blækpatroner
- Mindre elforbrug
- Flere funktioner
- Bedre funktionalitet
Det kan derfor være en god ide, at du undersøger jeres printermiljø grundigt. Det kan godt være en lidt kompliceret proces, da de færreste har indgående kendskab til printere, men det kan betale sig i sidste ende.
For at få en så god en start med din optimering af printermiljøet, bør du kigge på blandt andet:
- Tiden der bruges pr. udskrivning
- Elforbrug
- Forbrug af blækpatroner
- Farve kvalitet
- Funktioner